KI-Anbieter im Vergleich: Freelancer, Agentur, Großberatung oder Inhouse?

Welcher KI-Anbieter passt zu dir? Die kurze Antwort

Welcher KI-Anbieter passt zu dir? Das hängt an drei Dingen, nämlich der Projektgröße, deiner internen Kapazität und der Frage, wer im Fehlerfall einspringt. Ein Freelancer ist ab etwa 5.000 Euro Projektvolumen sinnvoll, eine spezialisierte Agentur ab etwa 15.000 Euro, eine Großberatung praktisch nie unter 100.000 Euro. Dieser Artikel vergleicht fünf Anbietertypen entlang der Kriterien, die im Projekt wirklich weh tun, und endet mit einem Entscheidungspfad aus vier Fragen. Preise stehen bewusst nicht im Mittelpunkt, weil sie erst nach der Typfrage sinnvoll vergleichbar werden.

Warum ist die Typfrage wichtiger als der Preis? Weil der falsche Typ dich mehr kostet als ein hoher Stundensatz. Ein Freelancer mit 90 Euro, der nach vier Monaten aussteigt, ist teurer als eine Agentur mit 160 Euro, die zu Ende liefert. Was die Typen konkret verlangen, steht in unserer Aufstellung Was kostet eine KI-Agentur. Hier geht es um die Frage davor, nämlich wer überhaupt zu deinem Vorhaben passt. Diese Reihenfolge spart dir erfahrungsgemäß 4 bis 6 Wochen, die sonst in Nachverhandlungen verschwinden.

Die fünf Anbietertypen im Überblick

Wie unterscheiden sich die Typen im Alltag? Die folgende Tabelle stellt sie entlang der Kriterien gegenüber, die im laufenden Projekt zählen: typische Projektgröße, wie schnell jemand verfügbar ist, was bei Ausfall passiert und wo die Grenze liegt. Beispielsweise ist die Vertretung bei Krankheit der Punkt, an dem Einzelpersonen und Teams am deutlichsten auseinandergehen, und genau dieser Punkt taucht in keinem Angebot auf. Lies die Tabelle von rechts nach links, denn die letzte Spalte trifft dich im Zweifel härter als die 20 Prozent Preisunterschied davor.

Freelancer: wann er die richtige Wahl ist

Wann lohnt sich ein Freelancer? Wenn dein Vorhaben klar umrissen ist, ein Gewerk umfasst und in etwa 4 bis 8 Wochen fertig sein kann. Ein einzelner Workflow, eine Datenanbindung oder ein Prototyp fallen genau in dieses Feld. Du bekommst kurze Wege, direkten Kontakt und einen Satz zwischen 80 und 150 Euro. Beispielsweise ist die erste Automatisierung eines Angebotsprozesses ein typischer Freelancer-Auftrag, weil Umfang und Ergebnis vorher beschreibbar sind. Rechne bei diesem Zuschnitt mit 40 bis 80 Stunden Gesamtaufwand, verteilt über wenige Wochen.

Welches Risiko trägst du dabei? Es liegt bei genau einer Person. Wird sie krank, wechselt sie den Auftraggeber oder verliert das Interesse, steht dein Projekt still, und zwar ohne Vertretung. Rechne außerdem damit, dass Dokumentation bei Einzelkämpfern oft zu kurz kommt, weil das Wissen im Kopf ohnehin vorhanden ist. Verlange deshalb von Anfang an eine schriftliche Übergabe und Zugriff auf alle Zugänge, sonst kostet dich der Wechsel später etwa 30 Prozent des Projektbudgets. Kläre deshalb vor Projektstart, wer im Ausfall übernimmt, auch wenn die Antwort niemand lautet.

Spezialisierte Boutique: die häufigste Antwort für KMU

Was zeichnet eine Boutique aus? Ein kleines Team von etwa 3 bis 15 Personen mit klarem thematischem Schwerpunkt. Du bekommst die Tiefe eines Spezialisten und trotzdem eine Vertretung, wenn jemand ausfällt. Die Sätze liegen typischerweise zwischen 120 und 180 Euro. Für inhabergeführte Unternehmen mit 3 bis 50 Mitarbeitenden ist das in den meisten Fällen der passende Zuschnitt, weil Entscheidungswege auf beiden Seiten kurz bleiben und niemand ein Gremium überzeugen muss. Genau dieser Zuschnitt passt zu Vorhaben zwischen 10.000 und 60.000 Euro.

Welche Grenzen hat dieser Typ? Sie liegen bei Kapazität und Breite. Eine Boutique kann selten drei große Vorhaben gleichzeitig stemmen, und Randthemen wie Rechtsprüfung oder Konzern-Compliance liegen außerhalb. Frag deshalb konkret nach der aktuellen Auslastung und danach, wie viele Projekte parallel laufen. Ein ehrlich genannter Start in 6 Wochen ist für dich beispielsweise planbarer als ein sofortiger Start, der still auf Kosten eines anderen Kunden geht. Rechne mit 30 bis 45 Tagen Vorlauf und plane das ein, statt es als Absage zu lesen.

Mittelgroße Agentur: mehrere Gewerke aus einer Hand

Wann brauchst du eine größere Agentur? Sobald mehrere Disziplinen zusammenkommen, etwa Automatisierung plus Webentwicklung plus Design plus Betrieb. Ein Team von 20 bis 80 Personen deckt das ab, ohne dass du drei Verträge koordinierst. Die Sätze liegen meist zwischen 150 und 220 Euro. Das lohnt sich beispielsweise bei der Ablösung mehrerer Altsysteme, wo die Abstimmung zwischen den Gewerken mehr Zeit frisst als die Umsetzung selbst. Ab etwa drei beteiligten Gewerken sparst du dir damit die Rolle des Koordinators, die sonst still bei dir landet.

Was solltest du hier prüfen? Vor allem die Besetzung. Bei größeren Häusern präsentieren im Pitch häufig andere Personen als die, die später bauen. Lass dir Namen und Zeitanteile ins Angebot schreiben, also beispielsweise Senior 40 Prozent und Junior 60 Prozent. Frag außerdem, wie oft die Besetzung in vergleichbaren Projekten gewechselt hat. Jeder Wechsel kostet dich erfahrungsgemäß 2 bis 3 Wochen Einarbeitung, die niemand gesondert ausweist. Lass dir außerdem zusagen, dass ein Wechsel der Besetzung vorher angekündigt wird und nicht erst im Statusmeeting auffällt.

Großberatung: sinnvoll bei Compliance und Konzernstruktur

Wer braucht eine Großberatung? Organisationen mit Aufsichtspflichten, mehreren Standorten oder einem Einkauf, der Zertifikate verlangt. Hier zahlst du 250 bis 400 Euro pro Stunde und bekommst dafür Haftungsvolumen, Methodik und Personen, die im Konzernumfeld sicher auftreten. Unter etwa 100.000 Euro Volumen ergibt dieser Typ selten Sinn, weil der Overhead für Steuerung und Dokumentation den fachlichen Anteil übersteigt. Prüfe vorher ehrlich, ob dein Einkauf diese Anforderungen wirklich stellt oder ob sie beispielsweise nur aus Gewohnheit im Lastenheft stehen und nie jemand nachgefragt hat.

Was ist die Kehrseite? Geschwindigkeit und Nähe. Bis eine Entscheidung durch die Struktur gelaufen ist, hat eine Boutique dieselbe Frage längst umgesetzt. Rechne mit 2 bis 4 Monaten allein bis zum Projektstart. Für ein inhabergeführtes Unternehmen mit 3 bis 50 Mitarbeitenden ist dieser Typ deshalb fast immer die falsche Wahl, auch wenn der Name auf der Rechnung im Beirat gut aussieht. Rechne beispielsweise 15 bis 25 Prozent des Budgets allein für Steuerung und Dokumentation ein, bevor die erste Zeile entsteht.

Inhouse: wann sich eigene Leute lohnen

Wann baust du besser selbst auf? Sobald der Bedarf dauerhaft über etwa 60 Stunden im Monat liegt und die Themen sich wiederholen. Eine erfahrene Fachkraft kostet dich all-in etwa 90.000 bis 100.000 Euro im Jahr, dafür bleibt das Wissen im Haus und ist jederzeit verfügbar. Der Haken liegt vor dem Start, denn Recruiting dauert erfahrungsgemäß 3 bis 6 Monate, und in dieser Zeit passiert an deinem Vorhaben nichts. Rechne zusätzlich mit etwa 30 Arbeitstagen im Jahr, die durch Urlaub und Krankheit ausfallen.

Welche Mischform funktioniert am besten? Eine interne Person, die Anforderungen sammelt und den Betrieb überwacht, plus ein externer Partner für Architektur und Spitzen. So zahlst du Spezialistenzeit nur bei Bedarf und verlierst trotzdem kein Wissen. In der Praxis reichen dafür beispielsweise 10 bis 20 Prozent einer Stelle. Diese Aufteilung ist bei Mittelständlern der häufigste dauerhaft tragfähige Aufbau, weil sie weder Klumpenrisiko noch Leerlauf erzeugt. Diese Aufteilung trägt erfahrungsgemäß auch dann noch, wenn das Vorhaben nach 12 Monaten deutlich gewachsen ist.

Der Entscheidungspfad in vier Fragen

Wie kommst du schnell zu einer Antwort? Beantworte vier Fragen der Reihe nach. Erstens: Ist der Umfang klar beschreibbar? Wenn nein, brauchst du zuerst eine Analysephase für etwa 2.000 bis 5.000 Euro, unabhängig vom Typ. Zweitens: Umfasst das Vorhaben mehr als ein Gewerk? Wenn ja, fällt der Freelancer raus. Diese beiden Fragen sortieren erfahrungsgemäß schon etwa die Hälfte der Optionen aus. Nimm dir dafür 20 Minuten und beantworte sie schriftlich, weil mündlich fast immer die bequemste Antwort gewinnt. Das lohnt sich in jedem Fall.

Welche zwei Fragen bleiben? Drittens: Was passiert, wenn die umsetzende Person zwei Wochen ausfällt? Wenn dein Projekt dann stillsteht und du das nicht tragen kannst, brauchst du ein Team. Viertens: Wiederholt sich der Bedarf monatlich? Wenn ja, rechne Inhouse gegen einen Retainer. Wer diese vier Fragen ehrlich durchgeht, landet in etwa 80 Prozent der Fälle beim passenden Typ, ohne ein einziges Angebot gelesen zu haben. Notiere deine Antworten, denn sie sind später die beste Grundlage für das Briefing an jeden Anbieter.

Die drei häufigsten Fehlgriffe

Welche Fehler siehst du immer wieder? Erstens der zu große Anbieter für ein kleines Vorhaben, wodurch du Steuerung und Dokumentation bezahlst statt Umsetzung. Zweitens der zu kleine Anbieter für ein Vorhaben mit mehreren Gewerken, wodurch du selbst zum Projektleiter wirst, ohne es eingeplant zu haben. Beide Fehler kosten dich beispielsweise 20 bis 40 Prozent des Budgets, ohne dass jemand handwerklich etwas falsch gemacht hätte. Beide Fehlgriffe zeigen sich erfahrungsgemäß erst nach etwa 8 bis 10 Wochen, wenn der Umbau schon teuer wird.

Was ist der dritte Fehlgriff? Die Wahl allein über den Stundensatz. Der Satz sagt nichts über die Zahl der benötigten Stunden aus, und genau die entscheidet am Ende. Ein Anbieter mit 200 Euro und 40 Stunden ist günstiger als einer mit 120 Euro und 100 Stunden. Verlange deshalb immer eine Schätzung der Stundenzahl, beispielsweise als Spanne von 60 bis 90 Stunden, und vergleiche erst danach die Gesamtsumme. Diese eine Zusatzfrage kostet dich zwei Minuten und dreht das Ranking der Angebote erstaunlich oft.

Fazit: erst der Typ, dann das Angebot

Was solltest du mitnehmen? Entscheide zuerst über den Anbietertyp und hol dann Angebote ein, nämlich in dieser Reihenfolge. Für inhabergeführte Unternehmen mit 3 bis 50 Mitarbeitenden ist die spezialisierte Boutique in den meisten Fällen die passende Antwort, ergänzt um eine interne Person für Anforderungen und Betrieb. Wenn du unsicher bist, welcher Typ zu deinem Vorhaben passt, schreib uns kurz. Wir sagen es dir auch dann, wenn die Antwort nicht wir sind. Diese Reihenfolge kostet dich etwa 20 Minuten Vorarbeit und spart im Schnitt mehrere Wochen.